Tvarumas biure: elektroniniai dokumentai

Tvarumo idėjų puoselėjimas šiandien neretai yra minimas kaip vienas iš pagrindinių veiklos tikslų dažnos įmonės, nepriklausomai nuo to, kokioje srityje pastaroji beveiktų. Ar ši idėja teliks skambus lozungas, besipuikuojantis įmonės veiklą reprezentuojančiose marketingo priemonėse, ar, siekiant sąžiningumo prieš klientus, verslo partnerius bei investuotojus, iš tiesų taps kasdiene praktika, žinoma, priklauso tik nuo įmonės vadovo bei kitų atsakingų asmenų sąmoningumo.

O gyventi bei dirbti tvariau yra kur kas paprasčiau, nei gali atrodyti. Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu bei popierinių dokumentų atsisakymas – ne tik svarus indėlis prie planetos ateities išsaugojimo (nenaudoji popieriaus – saugai medžius), bet ir kur kas efektyvesnis, patogesnis bei saugesnis sprendimas jūsų verslui.

Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu

Elektroninis parašas tampa vis populiaresniu sprendimu tvarkant tiek asmeninius, tiek darbo reikalus, tačiau atsiranda žmonių, kuriems šis procesas kelia abejonių ar net baimių: „Aš nesugebėsiu!“, „Ar tai – patikima?“. Kvalifikuotas elektroninis parašas, lyginant su rašytu ranka, ne tik turi identišką teisinę galią, bet ir užtikrina didesnį skaidrumą: leidžia identifikuoti pasirašiusiojo asmens tapatybę, o bet kokie pakeitimai, atlikti dokumente po pasirašymo, yra matomi.

Dokumentai, turint interneto prieigą, elektroniniu parašu gali būti pasirašomi iš bet kurio pasaulio kampelio. Negana to, elektroninį dokumentą, naudojantis „Elpako“ sistema, gali pasirašyti ir kelios šalys, taip užtikrinant dar didesnį proceso efektyvumą. Juk laikas – pinigai, ar ne?

Dokumentų pasirašymui yra tinkama bet kuri iš naudojamų kvalifikuoto elektroninio parašo priemonių („Smart–ID“ programėlė, mobilusis parašas, LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).

Naudojantis „Elpako“ sistema, galėsite pasirašyti įvairius, biure įprastai naudojamus dokumentų formatus ir pasirinkite pageidaujamą elektroninio dokumento tipą (PDF, PDF-LT, ADOC, ASiC). Pavyzdžiui, ADOC – tai elektroninis dokumentas, o dar tiksliau – elektroninis aplankas, sudarytas iš elektroniniu parašu pasirašytų dokumentų, šiam priklausančių priedų, saugojamų įvairiais formatais, pavyzdžiui, .docx, .xlsx, .jpeg, .pdf ir kita bei informacijos, susijusios su elektroniniu parašu.

Kaip laikyti, peržiūrėti ir patikrinti elektroninius dokumentus?

Visus veiksmus, susijusius su elektroniniais dokumentais, privatūs asmenys bei įmonės patogiai gali atlikti vienoje vietoje, naudodamiesi „Elpako“ sistema.

Kaip laikyti ADOC ir PDF dokumentus?

Dokumentai, kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti „Elpako“ sistemoje, bus saugiai laikomi asmeninėje Jūsų paskyroje. Šiuos galėsite valdyti ir, pavyzdžiui, prireikus, bet kada ištrinti.
Priklausomai nuo individualių poreikių bei galimybių, galimos ir įvairios kitos elektroniniu parašu pasirašytų ADOC ir PDF dokumentų saugojimo galimybės. Nusprendus elektroninius dokumentus saugoti tiesiog kompiuteryje ar kitame įrenginyje, derėtų pasirūpinti atsarginėmis šių kopijomis. Galima naudotis ir „debesijos“ įmonių paslaugomis ar specializuotomis dokumentų valdymo sistemomis, o, kalbant apie didesnes įmones, dokumentai dažnai saugojami vidiniame įmonės tinkle.
Klientams, nusprendusiems saugoti elektroninius dokumentus kitose sistemoje, galime pasiūlyti dokumentų paruošimo ilgalaikiam saugojimui paslaugą, užtikrinančią elektroninio dokumento galiojimą net ir pasibaigus asmens elektroninio parašo kvalifikuotam sertifikatui.

Kaip peržiūrėti ADOC dokumentą?

Viena iš siūlomų „Elpako“ galimybių – greita bei patogi ADOC peržiūra. Išbandyti, kaip veikia ši funkcija, galite tiesiog dabar! Neregistruotiems vartotojams prieinamos 5 nemokamos ADOC bei kitų formatų elektroninių dokumentų peržiūros per mėnesį. Dokumento peržiūros lange taip pat patogiai galite atlikti ir kitus veiksmus, pavyzdžiui, pakviesti kitą asmenį pasirašyti peržiūrimą dokumentą. Tiesa, šios, kaip ir kitos funkcijos, susijusios su elektroniniais dokumentais, prieinamos tik registruotiems mūsų vartotojams.

Kaip patikrinti elektroninį dokumentą?

Tiesiog įkelkite norimą patikrinti dokumentą į „Elpako“ elektroninių dokumentų tikrinimo sistemą ir akimirksniu sužinosite, ar pasirašytas dokumentas turi juridinę galią. Tikrinant skirtingo formato (ADOC, PDF ir kt.) elektroninius dokumentus, vadovaujamasi tiksliais, nuolat atnaujinamais šiai procedūrai keliamais reikalavimais.

Tikrinant dokumentą, pateikiama tiksli informacija, ar parašai, esantys dokumente, yra galiojantys, taip pat nustatomas ir elektroninių spaudų bei elektroninių laiko žymų galiojimas.

Elektroninio parašo tiekėjai

Šiuo metu kvalifikuoto elektroninio parašo tiekėjo funkcijas Lietuvoje atlieka šios įstaigos: Asmens dokumentų išrašymo centras prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos, VĮ Registrų centras, UAB „Bitė Lietuva, AB „Telia Lietuva, UAB „Tele2. Populiarėja ir „SK Solutions“ sukurta „Smart–ID“ programėlė, leidžianti pasirašyti elektroniniu dokumentus kvalifikuotu parašu. Kainos bei tvarka, kuria remiantis yra išduodamas elektroninis arba mobilus parašas, priklauso nuo kiekvienos įstaigos taisyklių, su kuriomis susipažinti galite apsilankę pastarųjų interneto svetainėse.