Šiuolaikiški sprendimai verslui – dokumentų skaitmenizacija

Įmonės veiklos procesų skaitmenizacija – koja kojon su informacinėmis technologijomis keliaujančio verslo neatsiejamas procesas. Be visų įmonėje vykstančių procesų perkėlimo į elektroninę erdvę, apimantis ir dokumentų skaitmenizaciją – įprastų popierinių dokumentų atsisakymą. 

Dokumentų skaitmenizacija – atsakingo verslo indėlis į švaresnės aplinkos kūrimą? Žinoma, tai – labai svarbi, bet ne vienintelė šio proceso nauda, kurią tiesiogiai patirs Jūsų verslas, jei, atsiriboję nuo įvairių nepagrįstų abejonių ar net baimių, drąsiai įgyvendinsite modernių technologijų sprendimus įmonėms. 

Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu bei kiti veiksmai, kuriuos galima atlikti su elektroniniais dokumentais, taupo laiką ir didina darbo našumą. Skaitmenizacijos sprendimai leidžia efektyviai valdyti didelį kiekį duomenų su gerokai mažesnėmis, palyginus su įprastų popierinių dokumentų tvarkymu, žmogiškųjų išteklių sąnaudomis. Darbuotojai, dirbantys įmonėje, aktyviai įgyvendinančioje technologinius šiuolaikinio verslo sprendimus, jaučia didesnį pasitenkinimą atliekamu darbu ir yra motyvuoti siekti aukštesnių rezultatų jau vien dėl to, jog nėra apkraunami beprasmėmis, su popieriniais dokumentais susijusiomis užduotimis.  

Galiausiai, elektroninių dokumentų pasirašymas ir kiti šiuolaikiniai verslo sprendimai yra tiesiog gyvybiškai būtini įmonėms, norinčioms veikti pelningai ir išlikti konkurencingoms savo rinkoje.  

elektroninis parašas

Elpako API integracijos verslui 

Įmonėms nusprendusioms naudoti API integracijas, jos lengvai įdiegiamos į bet kokią naudojamą informacinę sistemą, su įvairiomis papildomomis paslaugomis, kurios padeda suvaldyti skaitmeninius verslo procesus bei gerina teikiamų elektroninių paslaugų kokybę.

  • Įvairių formatų dokumentų sudarymas ir dokumentų pasirašymas, naudojant visas Lietuvoje patvirtintas kvalifikuoto elektroninio parašo priemones („Smart–ID“ programėlė, mobilusis parašas, LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).
  • Patogi įvairių formatų elektroninių dokumentų, pavyzdžiui, PDF, ADOC peržiūra ir atitikimo specifikacijai tikrinimas.
  • Daugiašalio pasirašymo galimybė, išsiunčiant kvietimą pasirašyti elektroninį dokumentą kitam asmeniui, pavyzdžiui, verslo partneriui.
  • Sudaryto elektroninio parašo paženklinimas kvalifikuotomis laiko žymomis bei galimybė patikrinti sudaryto elektroninio parašo galiojimą.
  • Elektroninio parašo paruošimas ilgalaikiam saugojimui ir archyvavimui.
  • Dokumentų tvirtinimo elektroniniu spaudu bei šio galiojimo patikrinimo galimybė.
  • Galimybė identifikuoti asmens (pavyzdžiui, kliento, darbuotojo, verslo partnerio ir pan.) tapatybę, su kuriuo ketinama sąveikauti elektroninėje erdvėje.
API sprendimai

Sprendimai, padedantys suvaldyti verslo procesus 

Elektroniniai dokumentai ir jų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu – šiuolaikiški sprendimai, padedantys gerokai efektyviau suvaldyti įvairius verslo procesus.  

Klientų aptarnavimas
Klientai, prieš pasirašydami elektroninius dokumentus, gali susipažinti su juose esančia informacija, gali skirti tiek laiko, kiek reikia. Nereikia jaudintis dėl pamestos sutarties ar kito elektroninio dokumento kopijos: ji visada bus prieinama. 

Personalo valdymas
Darbuotojų susipažinimas su įmonės vidaus taisyklėmis, atostogų, mamadienių ir kiti prašymai,  pateikiami skaitmeninėje erdvėje, efektyviai taupo visų pusių laiką, o taip pat ženkliai sumažina žmogiškųjų klaidų (pavyzdžiui, pasimetusio sutarties lapo) tikimybę.  

Projektų administravimas
Įmonės projektų administravime įprastai dalyvauja nemažai atsakingų asmenų, tad elektroniniai dokumentai gali tarnauti kaip efektyvi komunikacijos ir laiko taupymo priemonė. Dokumentuose, pasirašytuose kvalifikuotu elektroniniu parašu, matomi bet kokie atlikti pakeitimai, o tai – svarbus niuansas, susijęs su atliekamų projektų skaidrumu.   

Praktinis pavyzdys: darbuotojo įdarbinimas virtualiai

Naudojantis „Elpako“ siūlomu API integracijos verslui sprendimu, naujo darbuotojo įdarbinimo procesas gali būti gerokai paprastesnis, efektyvesnis, taupantis laiką abiems pusėms.  

  • Integruotoje sistemoje sukūrus darbo sutartį, ji, kaip ir kiti įdarbinimo procesui reikalingi dokumentai, elektroniniu būdu yra nusiunčiami darbuotojui. 
  • Darbuotojui kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašius darbo sutartį, darbdavys apie tai yra informuojamas automatiniu elektroniniu pranešimu.  
  • Automatinis pranešimas nusiunčiamas ir darbuotojui, kai būsimas darbdavys pasirašo sutartį. 
  • Naudojantis „Elpako“ sistema, gali būti atliekami ir kiti reikalingi veiksmai, pavyzdžiui, dokumento peržiūra, el. parašo tikrinimas, pasirašytos darbo sutarties archyvavimas ir kita.   

Ir tai – viskas! Naujajam darbuotojui nereikia keliauti per visą miestą, jog suraitytų viso labo vieną parašą ar, netyčia pamiršus kokį nors dokumentą, važiuoti atgal šio pasiimti. Dėl kelių minučių formalumo, administratorei nereikia mesti svarbesnių darbų, o vadovui – ieškoti laisvo laiko savo įtemptoje darbotvarkėje ar jaustis nepatogiai, privertus būsimą darbuotoją laukti pasirašytos sutarties.