Elektroninis dokumentų pasirašymas, kaip kartais klaidingai galvojama, nereikalauja stiprių žinių informacinių technologijų srityje ar specifinių kompiuterinių programų „perkandimo“. Apstu patogių įrankių, leidžiančių pasirašyti ir atlikti kitus veiksmus su elektroniniais dokumentais greitai ir patogiai.

Dalis įmonių, net ir besistengiančių reprezentuoti save, kaip šiuolaikišką, modernų verslą. Sutartis bei kitus aktualius dokumentus spausdina, archyvuoja, gaišta laiką „medžiodami“ parašus ar kitą informaciją, kurią kažkas, pildydamas ranka, tiesiog pamiršo parašyti. Galima viena tokio elgesio priežasčių – nepasitikėjimas elektroninių dokumentų juridiniu pripažinimu ar legalumu. Pavyzdžiui, baimė, ką, prireikus, reikės parodyti VMI darbuotojams ar auditoriams.

Tai – visiškai  nepagrįsti nuogąstavimai, nes elektroninis dokumentas nėra kažkas, laisva forma sukurptas Word‘o lape. Tai – dokumentai, kurie yra sukurti ir valdomi, vadovaujantis atitinkamais teisės aktais bei pripažįstami ne tik Lietuvos institucijų, bet ir tarptautiniu lygiu.

Elektroninių dokumentų valdymą reglamentuoja „ eIDas“ reglamentas (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2014.257.01.0073.01.ENG) bei kiti teisės aktai, su kuriais susipažinti galite Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos interneto svetainėje (https://www.archyvai.lt/lt/teisine-informacija_51/teisesaktai/isakymai_n/edv.html), Elektroninių dokumentų valdymą reglamentuojantys teisės aktai.

El. parašo reglamentavimas

2016 m liepos 1 d. priimtas Europos Parlamento ir Tarybos Reglamentas dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje (arba kitaip – „eIDAS“), pakeitęs 1993-ųjų metų Europos Bendrijos direktyvą dėl elektroninio parašo reguliavimo, šiuo metu reglamentuoja el. parašą. Šiame dokumente, be kitos aktualios, su el. parašu naudojimu  susijusios tvarkos, pabrėžiama, jo elektroniniu parašu gali pasirašyti tik fiziniai asmenys. Juridinių asmenų naudojimui yra skirti elektroninių spaudų sertifikatai, naudojami ne dokumento pasirašymai, o jame esančių duomenų kilmės ir vientisumo užtikrinimui.

„Elpako“ elektroninių dokumentų pasirašymo sprendimai 

Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu, naudojantis „Elpako“ sistema – tai  paslauga, skirta tiek fiziniams, tiek juridiniams asmenimis, išsiskirianti procedūros paprastumu bei garantuojanti patikimą asmens duomenų apsaugą. Platus mūsų siūlomų paslaugų asortimentas, orientuotas į individualius vartotojo bei šiuolaikinio verslo poreikius, tai – ne tik dokumentų pasirašymas kvalifikuotu el. parašu, bet ir, pavyzdžiui, ADOC atidarymas.  O šis formatas, jei jau yra tekę susidurti – „kietas riešutėlis“, kurio įprastu būdu atidaryti nepavyks! Stengiamės, jog „Elpako“ technologiniai sprendimai būtų draugiški klientams bei atskleistų elektroninių dokumentų funkcionalumą.

ADOC ir PDF dokumentų pasirašymas 

Vartotojai, nepriklausomai nuo to, kokią kvalifikuoto elektroninio parašo priemonę, galiojančią Lietuvoje („Smart–ID“ programėlę, Mobile-ID (mobilųjį parašą), LR asmens tapatybės kortelę, valstybės tarnautojo pažymėjimą, lustinę kortelę ar USB kriptografinę laikmeną) naudoja, gali saugiai ir paprastai pasirašyti elektroninius dokumentus. Į mūsų sistemą galima įkelti ADOC, PDF, PDF-LT, ASiC formatų elektroninius dokumentus, neviršiančius 200 MB. Fiziniams asmenims elektroninių dokumentų pasirašymas yra nemokamas (iki 6 dokumentų per mėnesį).

Elektroninio parašo tikrinimas 

Elektroninio dokumento juridinis teisėtumas priklauso nuo to, ar elektroninis parašas, kuriuo patvirtintas dokumentas, yra galiojantis. Elektroninio parašo galiojimo patikrinimas – dar viena paslauga, siūloma mūsų vartotojams. Įkėlus į „Elpako“ sistemą elektroninį dokumentą, gali būti patikrinamas ne tik elektroninio parašo, bet ir elektroninių spaudų bei elektroninių laiko žymų galiojimas.

Elektroninio dokumento saugojimas ir archyvavimas

Pasirašytą elektroninį dokumentą galite parsisiųsti į savo kompiuterį, o jo kopiją ištrinti ar saugoti savo „Elpako“ paskyroje. Galime pasiūlyti elektroninių dokumentų paruošimo ilgalaikiam saugojimui ir archyvavimui paslaugą, užtikrinančią elektroninio dokumento galiojimą, kai elektroninio parašo sertifikatas nustoja galioti.

Išbandykite 6 elektroninio parašo pasirašymus ir 6 dokumentų tikrinimus per mėnesį nemokamai: www.elpako.lt

O gyventi bei dirbti tvariau yra kur kas paprasčiau, nei gali atrodyti. Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu bei popierinių dokumentų atsisakymas – ne tik svarus indėlis prie planetos ateities išsaugojimo (nenaudoji popieriaus – saugai medžius), bet ir kur kas efektyvesnis, patogesnis bei saugesnis sprendimas jūsų verslui.

Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu

Elektroninis parašas tampa vis populiaresniu sprendimu tvarkant tiek asmeninius, tiek darbo reikalus, tačiau atsiranda žmonių, kuriems šis procesas kelia abejonių ar net baimių: „Aš nesugebėsiu!“, „Ar tai – patikima?“. Kvalifikuotas elektroninis parašas, lyginant su rašytu ranka, ne tik turi identišką teisinę galią, bet ir užtikrina didesnį skaidrumą: leidžia identifikuoti pasirašiusiojo asmens tapatybę, o bet kokie pakeitimai, atlikti dokumente po pasirašymo, yra matomi.

Dokumentai, turint interneto prieigą, elektroniniu parašu gali būti pasirašomi iš bet kurio pasaulio kampelio. Negana to, elektroninį dokumentą, naudojantis „Elpako“ sistema, gali pasirašyti ir kelios šalys, taip užtikrinant dar didesnį proceso efektyvumą. Juk laikas – pinigai, ar ne?

Dokumentų pasirašymui yra tinkama bet kuri iš naudojamų kvalifikuoto elektroninio parašo priemonių („Smart–ID“ programėlė, Mobile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).

Naudojantis „Elpako“ sistema, galėsite pasirašyti įvairius, biure įprastai naudojamus dokumentų formatus ir pasirinkite pageidaujamą elektroninio dokumento tipą (PDF, PDF-LT, ADOC, ASiC). Pavyzdžiui, ADOC – tai elektroninis dokumentas, o dar tiksliau – elektroninis aplankas, sudarytas iš elektroniniu parašu pasirašytų dokumentų, šiam priklausančių priedų, saugojamų įvairiais formatais, pavyzdžiui, .docx, .xlsx, .jpeg, .pdf ir kita bei informacijos, susijusios su elektroniniu parašu.

Kaip laikyti, peržiūrėti ir patikrinti elektroninius dokumentus?

Visus veiksmus, susijusius su elektroniniais dokumentais, privatūs asmenys bei įmonės patogiai gali atlikti vienoje vietoje, naudodamiesi „Elpako“ sistema.

Kaip laikyti ADOC ir PDF dokumentus?

Dokumentai, kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti „Elpako“ sistemoje, bus saugiai laikomi asmeninėje Jūsų paskyroje. Šiuos galėsite valdyti ir, pavyzdžiui, prireikus, bet kada ištrinti. Priklausomai nuo individualių poreikių bei galimybių, galimos ir įvairios kitos elektroniniu parašu pasirašytų ADOC ir PDF dokumentų saugojimo galimybės. Nusprendus elektroninius dokumentus saugoti tiesiog kompiuteryje ar kitame įrenginyje, derėtų pasirūpinti atsarginėmis šių kopijomis. Galima naudotis ir „debesijos“ įmonių paslaugomis ar specializuotomis dokumentų valdymo sistemomis, o, kalbant apie didesnes įmones, dokumentai dažnai saugojami vidiniame įmonės tinkle. Klientams, nusprendusiems saugoti elektroninius dokumentus kitose sistemoje, galime pasiūlyti dokumentų paruošimo ilgalaikiam saugojimui paslaugą, užtikrinančią elektroninio dokumento galiojimą net ir pasibaigus asmens elektroninio parašo kvalifikuotam sertifikatui.

Kaip peržiūrėti ADOC dokumentą?

Viena iš siūlomų „Elpako“ galimybių – greita bei patogi ADOC peržiūra. Išbandyti, kaip veikia ši funkcija, galite tiesiog dabar! Neregistruotiems vartotojams prieinamos 5 nemokamos ADOC bei kitų formatų elektroninių dokumentų peržiūros per mėnesį. Dokumento peržiūros lange taip pat patogiai galite atlikti ir kitus veiksmus, pavyzdžiui, pakviesti kitą asmenį pasirašyti peržiūrimą dokumentą. Tiesa, šios, kaip ir kitos funkcijos, susijusios su elektroniniais dokumentais, prieinamos tik registruotiems mūsų vartotojams.

Kaip patikrinti elektroninį dokumentą?

Tiesiog įkelkite norimą patikrinti dokumentą į „Elpako“ elektroninių dokumentų tikrinimo sistemą ir akimirksniu sužinosite, ar pasirašytas dokumentas turi juridinę galią. Tikrinant skirtingo formato (ADOC, PDF ir kt.) elektroninius dokumentus, vadovaujamasi tiksliais, nuolat atnaujinamais šiai procedūrai keliamais reikalavimais.

Tikrinant dokumentą, pateikiama tiksli informacija, ar parašai, esantys dokumente, yra galiojantys, taip pat nustatomas ir elektroninių spaudų bei elektroninių laiko žymų galiojimas.

Elektroninio parašo tiekėjai

Šiuo metu kvalifikuoto elektroninio parašo tiekėjo funkcijas Lietuvoje atlieka šios įstaigos: Asmens dokumentų išrašymo centras prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos, VĮ Registrų centras, UAB „Bitė Lietuva, AB „Telia Lietuva, UAB „Tele2. Populiarėja ir „SK Solutions“ sukurta „Smart–ID“ programėlė, leidžianti pasirašyti elektroniniu dokumentus kvalifikuotu parašu. Kainos bei tvarka, kuria remiantis yra išduodamas elektroninis arba Mobile-ID (mobilus parašas), priklauso nuo kiekvienos įstaigos taisyklių, su kuriomis susipažinti galite apsilankę pastarųjų interneto svetainėse.